【會議技巧】成功主持會議技巧
10個開會狀況題，一次搞定
資料來源；2010-05 Cheers雜誌116期 作者：洪懿妍
開會是組織中最基本必要的活動，但多數會議不會照程序，
總有許多突發的狀況發生。會議主持人如何從容解決會議上
各種常見的棘手問題？專家建議因應之道：
狀況1：開會時間已到，仍有人姍姍來遲，一伙人只能枯坐
會議室等待，會議主持人該怎麼辦？
因應1:可祭出一些無傷大雅又能發揮作用的方法。例如規定
遲到者須當眾唱一首歌，會後請大家吃點心等。
準時開會讓大家知道會議主持人是認真的，不要為
遲到者複述一遍。
狀況2：規定發言時間已過，而報告者仍滔滔不絕時，
會議主持人該怎麼辦？
因應2:堅定但有禮地打斷他，詢問其他人對其報告有無疑問。
對於言不及義者也可這麼做，其他與會者都會感謝。
在每場會議上安排獨立計時人員，可與會議記錄者是
同一人，並請其在報告時間結束前5分鐘就發出提醒。
狀況3：有人會習慣性地在會議上批評他人的報告或構想，
會議主持人該怎麼辦？
因應3:將負面批評轉變成正面回饋，「你覺得此構想不好，
你有無更好想法？」或「既然這麼做不好，那你會
怎麼做？」
規定每個人在提出批評前須先講出對方構想或報告優點。
只有批評卻沒有建設性方案會令人感到挫敗，不要讓
與會者及自己陷入此種困局。但避免公開指責此種行為
以免影響士氣。可私下與此人溝通，首先感謝他對團隊
做出的貢獻，再讓他知道其行為對其他人所造成的影響。
狀況4:有人常在會議上打斷別人的話，會議主持人該怎麼辦？
因應4:告訴他:「是否等我們聽完某報告後，再詢問你的意見？
等他講完就可回答你的問題。」但若是針對報告內容作出
事實糾正，插話是可被接受的行為。
狀況5：會議進行到一半，與會者起爭執，雙方僵持不下，
會議主持人該怎麼辦？
因應5：可勸說：「顯然此問題有正反兩方意見，我們馬上來
想個折衷方案，其他人有何建議？」會議主持人要當機
立斷，馬上改變針鋒相對氛圍。可鼓勵創意彼此激盪，
但絕不能容許人身攻擊。
狀況6：某人在會議中不停與鄰座聊天，會議主持人該怎麼辦？
因應6：將此人注意力轉回目前討論議題上，一個直接問題就
可讓其主動豎耳聆聽：「你對某建議有何想法？」
狀況7：與會者討論內容明顯離題時，會議主持人該怎麼辦？
因應7：會議開始先瀏覽整個議程，帶出會議目標, 為整場
會議方向定調。在進入某項議題時順便提醒下位
報告者是誰，儘可能讓會議焦點放在既定議程上。
在每個議題結束時做個簡短總結，有助會議聚焦。
一旦有人將議題岔開，會議主持人要立刻將會議
導入正軌，「你的看法很有意思，不過我們須先
解決此問題──某項替代方案。」
若與會者提起某議題有進一步討論必要，請議事
記錄者記下來供後續處理，並聲明:「此論點很好，
但與本議題無直接關聯，我們可另外再安排一個
會議討論。」
狀況8：本場會議已經開了80分鐘，與會者開始眼神渙散，
心不在焉，會議主持人該怎麼辦？
因應8：宣布中場休息10分鐘或會議暫告一段落，本週另找
時間再議。會議主持人隨時觀察與會者肢體語言，
適時提高會議趣味性。若會議中有很多無趣的細節
要討論，最好穿插一些小故事或在每個議題一開始，
先秀幾張與主題相關連環漫畫或引述有趣名人語錄。
一場會議最長不超過兩小時，每50分鐘宜休息一次。
狀況9：整場會議始終保持沉默者，會議主持人該怎麼辦？
因應9：直接請問其意見。有些人因為緊張或敵意而保持
沉默，你可主動讓其有說話機會。創造一個免於
批評、指責的情境。若人們覺得提出意見會引來
負面反應，就會選擇噤聲。儘可能讓最資深者
最後一個發言。一旦資深者針對某主題發表意見，
資淺者可能就不敢再多說。
狀況10：會議終於開完，與會者起身就離開，一副事不
關己的樣子，會議主持人該怎麼辦？
因應1 0：將會議紀錄寄給每位與會者，清楚記載會議裡
達成的各項結論及後續行動方案。此份會議紀錄
要涵蓋各項行動方案內容、負責人(或小組)及
各方案達成的時間，提醒每個人負起其責任。
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