【會議技巧】成功主持會議技巧 

10個開會狀況題，一次搞定

資料來源；2010-05  Cheers雜誌116期  作者：洪懿妍

    開會是組織中最基本必要的活動，但多數會議不會照程序，

    總有許多突發的狀況發生。會議主持人如何從容解決會議上

    各種常見的棘手問題？專家建議因應之道：

    狀況1：開會時間已到，仍有人姍姍來遲，一伙人只能枯坐

          會議室等待，會議主持人該怎麼辦？

    因應1:可祭出一些無傷大雅又能發揮作用的方法。例如規定

          遲到者須當眾唱一首歌，會後請大家吃點心等。

          準時開會讓大家知道會議主持人是認真的，不要為

          遲到者複述一遍。

    狀況2：規定發言時間已過，而報告者仍滔滔不絕時，

           會議主持人該怎麼辦？

    因應2:堅定但有禮地打斷他，詢問其他人對其報告有無疑問。

          對於言不及義者也可這麼做，其他與會者都會感謝。

          在每場會議上安排獨立計時人員，可與會議記錄者是

          同一人，並請其在報告時間結束前5分鐘就發出提醒。

    狀況3：有人會習慣性地在會議上批評他人的報告或構想，

          會議主持人該怎麼辦？

    因應3:將負面批評轉變成正面回饋，「你覺得此構想不好，

         你有無更好想法？」或「既然這麼做不好，那你會

         怎麼做？」

         規定每個人在提出批評前須先講出對方構想或報告優點。

        只有批評卻沒有建設性方案會令人感到挫敗，不要讓

        與會者及自己陷入此種困局。但避免公開指責此種行為

        以免影響士氣。可私下與此人溝通，首先感謝他對團隊

        做出的貢獻，再讓他知道其行為對其他人所造成的影響。

    狀況4:有人常在會議上打斷別人的話，會議主持人該怎麼辦？ 

    因應4:告訴他:「是否等我們聽完某報告後，再詢問你的意見？

         等他講完就可回答你的問題。」但若是針對報告內容作出

         事實糾正，插話是可被接受的行為。

    狀況5：會議進行到一半，與會者起爭執，雙方僵持不下，

         會議主持人該怎麼辦？

    因應5：可勸說：「顯然此問題有正反兩方意見，我們馬上來

         想個折衷方案，其他人有何建議？」會議主持人要當機

         立斷，馬上改變針鋒相對氛圍。可鼓勵創意彼此激盪，

         但絕不能容許人身攻擊。

   狀況6：某人在會議中不停與鄰座聊天，會議主持人該怎麼辦？

   因應6：將此人注意力轉回目前討論議題上，一個直接問題就

          可讓其主動豎耳聆聽：「你對某建議有何想法？」

    狀況7：與會者討論內容明顯離題時，會議主持人該怎麼辦？

    因應7：會議開始先瀏覽整個議程，帶出會議目標, 為整場

           會議方向定調。在進入某項議題時順便提醒下位

           報告者是誰，儘可能讓會議焦點放在既定議程上。

           在每個議題結束時做個簡短總結，有助會議聚焦。

           一旦有人將議題岔開，會議主持人要立刻將會議

           導入正軌，「你的看法很有意思，不過我們須先

           解決此問題──某項替代方案。」

           若與會者提起某議題有進一步討論必要，請議事

           記錄者記下來供後續處理，並聲明:「此論點很好，

           但與本議題無直接關聯，我們可另外再安排一個

           會議討論。」

       狀況8：本場會議已經開了80分鐘，與會者開始眼神渙散，

              心不在焉，會議主持人該怎麼辦？

       因應8：宣布中場休息10分鐘或會議暫告一段落，本週另找

              時間再議。會議主持人隨時觀察與會者肢體語言，

              適時提高會議趣味性。若會議中有很多無趣的細節

              要討論，最好穿插一些小故事或在每個議題一開始，

              先秀幾張與主題相關連環漫畫或引述有趣名人語錄。

              一場會議最長不超過兩小時，每50分鐘宜休息一次。

       狀況9：整場會議始終保持沉默者，會議主持人該怎麼辦？

       因應9：直接請問其意見。有些人因為緊張或敵意而保持

              沉默，你可主動讓其有說話機會。創造一個免於

              批評、指責的情境。若人們覺得提出意見會引來

              負面反應，就會選擇噤聲。儘可能讓最資深者

              最後一個發言。一旦資深者針對某主題發表意見，

              資淺者可能就不敢再多說。

        狀況10：會議終於開完，與會者起身就離開，一副事不

                關己的樣子，會議主持人該怎麼辦？

        因應1 0：將會議紀錄寄給每位與會者，清楚記載會議裡

                達成的各項結論及後續行動方案。此份會議紀錄

                要涵蓋各項行動方案內容、負責人(或小組)及

                各方案達成的時間，提醒每個人負起其責任。

 【經營議題】運用系統化思考探查當前企業經營得失              

~○~ 專題文章:《運用系統化思考探查當前企業經營得失》 ~○~

2013.4全文刊載於中華民國正字標記協會/正品雜誌第9期(P42~48)

作者:洪世澤(PMP®專案管理專業講師)

本文已獲國際專案管理學會(PMI)核定 PMP®專業發展學分(PDU) 。

Applying Systems Thinking to Investigate Contemporary Issues

in Business Management, CNS Certification Mark Association , R.O.C,

Journal of Quality Product. 9th, (2013.4) , 42-48.

shihtse.hung@msa.hinet.net

    ◎ 事業經營議題，「非思不可」!

1.      前後矛盾昨是今非

2.      因緣果報後患不斷

3.      便宜行事白做虛工

4.      費盡心力徒勞無功

5.      各自為政罔顧大局

6.      僵化思維顧此失彼

7.      自以為是歸罪於外

8.      誇耀成功傲慢自滿

9.      散漫擴張衝動躁進

10.      漠視危機習而不察

11.      捨本逐末治絲益棼

12.      倚靠經驗熟練無能

 【經營方略】藍海風雲再起，價值創新方略引領事業重返榮耀!

一、價值創造:

    依《策略經濟學》觀點，價值創造(V)包括生產者利潤及消費者剩餘。   

生產者利潤取決於商品價格(P)減去成本(C)，

消費者剩餘取決於商品的利益(B)減去價格(P)，

價值創造=消費者剩餘+生產者利潤,即V=(B- P)+(P-C)=B-C

客戶期望利益(B)越高、價格(P)越低，以獲得較高消費者剩餘(B-P)；

製造商期望價格(P)越高、成本(C)越低，以獲得較高的生產者利潤 (P-C)。

當價格確定後，價值創造(V)取決於提高利益(B)或降低成本(C)

從顧客利益觀點採價值差異化、策略定價模式與選擇性降成本；

透過差異化與創新方式提高產品附加價值，開拓新市場、擴大新需求，既創造消費者最大剩餘，提供顧客實質利益，也獲得較高的生產者利潤。

二、競爭優勢策略:

麥克‧波特於1985年著《競爭優勢》一書倡導價值鏈概念，將企業經營活動分為主要活動與支援性活動兩類價值活動，價值鏈各項活動是企業為客戶提供產品與服務及創造價值的基礎，即構成企業競爭優勢的基本單位

競爭策略強調需透過追求差異化或改善營運效益來強化企業的「競爭優勢」。企業通常必需在低成本領導策略、差異化策略與專注集中策略間做最適化選擇，以「競爭」為中心的策略思維無法兼顧消費者利益與生產者利潤，實際上是一種「紅海策略」模式。 

  三、價值創新策略:

金偉燦與莫伯尼於 2005年合著《藍海策略》一書倡導以「價值創新」為基石的「藍海策略」，認為事業經營者不宜執著於以競爭為標竿，而應當擺脫既有競爭，創造沒有競爭對手的新市場空間，讓企業同時追求差異化與低成本，為顧客提高實質的利益，也為企業開拓一片屬於自己的藍海新領域商機，兼顧成長與獲利。企業必需經常自我檢視實現價值創新的四項行動方案，釐清本身營運策略的新價值曲線定位: 

(1)刪除(Eliminate): 刪除某些不必要或不適用的因素。

(2)減少(Reduce):減少顧客較不重視因素至遠低於產業標準。

(3)提升(Raise): 提升顧客較重視因素至遠高於產業標準。

(4)創造(Create): 創造目前產業或市場上從未提供的因素。

刪除與減少行動方案有助於改善成本結構、樽節費用，為企業增加利潤；提升與創造行動方案可為顧客創造新價值，進而擴大市場新需求，一旦新需求達到規模經濟數量時，即可促使生產成本降低，發揮整體價值創新之系統化綜效。

資料摘自:   

洪世澤《運用專案管理 實現價值創新》,2012現代管理與創新學術研討會論文集 (共10頁). (ISBN 978-986-85790-X-Y

 【世典精進】創新經營、專案管理、系統思考實務傳習

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◎ 世典精進,價值創新!

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●創新經營方略導入 : 系統化創新經營最佳實務、設計思考方法論、  技術型結構問題解決 (T-SPS)。

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 【經營方略】目標管理 (Management By Objectives)

◎效能與效率 (Effectiveness vs. Efficiency)

○效能(Effectiveness):做正確的事( Do Right Things)→打對靶位。  

●效率(Efficiency) :把事做正確( Do Things Right)    →打準靶心。

【經營方略】思考全球化 行動當地化

◎ 國際企業經營(International Business Management,IBM)

 思考全球化 行動當地化 (Thinking Globally  & Acting Locally )

 全球化與當地化 (Globalization vs. Localization)  

【組織行為】團隊分工效能極大化

資料來源:Manager today 2013-5-5   Meredith Belbin

        聚集9種角色，團隊分工效能極大化

◎團隊分工效能極大化:

【企業診斷】企業經營議題 「非思不可」!

◎企業經營常見缺失

一.前後矛盾 昨是今非

二.因緣果報 後患不斷

三.便宜行事 白做虛工

  四.費盡心力 徒勞無功  

 五.各自為政 罔顧大局 

  六.僵化思維 顧此失彼  

七.自以為是 歸罪於外

八.誇耀成功 傲慢自滿

九.散漫擴張 衝動躁進

十.漠視危機 習以為常

十一.捨本逐末 治絲益棼

十二.倚靠經驗 熟練無能

 【企業診斷】企業內控常見缺失

資料來源: 中小企業命脈---企業內控與財管實例探討林俊智

【企業診斷】企業經營管理常見缺失

【經營方略】企業反轉致勝的力量

資料來源：《經理人月刊》（2012年12月）（採訪撰文/陳芳毓，編輯/郭明琪）

100MVP經理人‧10個反轉的力量

傑佛瑞‧摩爾（Jeoffrey Moore）在《換軌策略》

（Escape Velocity）指出：「全球化造成一連串激烈變動，

使得過去半世紀以來維持成功的舊假設不再可行。」

◎「企業要創造優勢並不需做戲劇性跳躍；

而要將投資重點放在唾手可得的優勢上。」

 (唾手可得的優勢即是那些受公司直接控制的獨特能力)

◎MVP經理人反轉致勝最常用十項策略:                                         

風格品牌、技術突破、挺進全球、創意公益、創新服務、

傳統新生、跨界整合、暢銷推手、數位策略、環保樂活。

◎MVP經理人反轉致勝關鍵：

MVP經理人能夠脫離慣性牽制、持續突破，除願景與策略外，

「不安於現狀的急迫感」成為反轉致勝關鍵。

【經營方略】全面品質管理最佳實務(TQM Best Practices)

【經營方略】事業經營策略檢視

不敗策略 十問十答

資料來源：天下雜誌 444期 2010-04

作者：林紹婷(麥肯錫紐約分公司董事)

麥肯錫公司針對事業經營策略提出全面而系統性的詰問，

提供企業反思與檢視自身策略優劣，作為擬定與執行策略之準則。

◎事業經營不敗策略十問十答：

【自我發展】終身學習（Lifelong Learning）

資料來源: 2008-11天下雜誌 410期作者：李雪莉、謝明玲

張忠謀：有目標、有紀律、有系統的終身學習

◎內容摘要:

1. 智慧不是上學讀書的產品，而是終身努力追求的成果(愛因斯坦)。

2. 每天要有足夠的閱讀時間，隨時掌握時代脈動與發展。

  在求學經驗中學到兩樣重要能力:懂得如何學習及獨立思考。

3. 大學生要打破三個迷思，清楚掌握未來潮流：

(1) 迷思一以為「頂尖大學畢業就是鐵飯碗的保證」

   現在完全要靠後續努力。

(2) 迷思二以為「自己的競爭舞台只在台灣」

   我們的競爭對手來自全世界。

(3) 迷思三以為「不必創新也會成功」

   靠模仿、複製以往模式很難維持成功，必須創新才有不平凡成功。

4. 「大學生要培養的十一項能力」：

   養成終身健康的生活習慣、培養志願、用功學習、學習時要徹底了解、

   學會獨立思考、學創新、學中文、學英文、學習世界、學辯論與講演、

   誠信做人。

5. 好的人才最重要的是要具備正確價值觀，建立良好價值體系。誠信（Integrity）的價值觀是不變的永恆價值。

6. 大學生應有自許成為未來社會領導人的抱負，必須擁有更全面與通才管理（general management）的能力。領導人的培養必須有通才學習、生活學習、同儕學習。

7. 終身學習是一項受用無窮的能力：

必須有目標、有系統、有紀律，依時間分為短期目標與長期目標。

專注學習，注重自我培養、自我訓練的能力。

8. 面對不確定的競爭，要儘早開始試著面對世界:

不要以為就業才面對世界，要及早向外開展，了解世界正在發生

什麼、世界如何改變，如何影響個人周遭事物。從家庭保護中獨立，

真正獨立學習與生活。

【經營方略】控制原則與自由創新

國際競爭力要同時打贏５場人才戰

策略大師哈默爾vs.玉山金控董事長黃永仁對談

資料來源: 2012/07/11天下雜誌第501期整理／吳韻儀整理

黃永仁（簡稱黃） 哈默爾（簡稱哈）

黃:面對挑戰，企業必須創新、適應未來，同時也必須保留企業

優良傳統。如何打造能不斷進化、創新求變並擁有良好文化

的組織？

哈:今天很多企業領導人苦惱、掙扎的問題是如何建立既具有規模

優勢、又能保持彈性的組織。希望組織非常有紀律、積極主動，

各部門專注於各自的執掌，同時又能夠主動為組織發現新機會，

並且快速掌握機會。這的確困難，因為絕大部份的企業還困在

第一代的管理中。第一代管理是過去一百年、工業革命的偉大

成就，核心目的就是控制，讓一群人能夠組織起來，發揮極大

的效率。現在組織要的不只是效率，還要非常有創造力、適應力、

充滿熱情。但這並不意味著組織要放棄控制。例如台灣台積電已

經進步到生產二八奈米的晶片，這仍需組織有高度的控制能力才

能做得到。美國的波音公司開發出七八七客機，也需要精密控制，

才能讓上千個零件運作無誤。組織現在需要創意、彈性等新特質，

在很多面向與過去的控制相衝突。例如要給員工相當自由才能有

創意；但給予自由可能犧牲控制，以致影響產品無法如期出貨。

在實際上，組織不能捨棄控制，要設法在既有控制基礎上，增加

一層新的創新能力。

黃:這樣的概念，如何落實在企業實際做法上？

哈:組織要真能夠養成創新等新能力，不是靠引進幾個最佳創新實務

即可，而是要了解這是根本的意識形態差別。控制與自由是兩種

不同意識形態，差別不只在文字上，落實意識形態的原則也不同。

控制原則包括標準化、科層組織、指揮系統等，這些原則會深入

組織各個角落。例如有千百種尺寸來控制產品規格，有預算流程

來控制資金分配運用，有個人目標來控制績效。組織要養成新的

創新能力，就要先了解支持自由意識形態有什麼不同原則。網路

是很好的參照對象。網路的意識形態就是自由，使用者可以自由

選擇連往方向，用文字或圖片等各種方式表達支持或反對意見。

支持這樣自由的原則，包括開放、透明、集體智慧等。領導人要

思考如何將這些自由意識形態原則帶入組織？納入新的原則後，

目前的管理方式可以如何做改變？

【經營方略】想像與管理未來

未來力，個人與公司現最需要！

資料來源: 2009-09 Web  天下雜誌  作者：吳仁麟

◎想像、創新與執行：

l彼得杜拉克名言:「想像未來最好方法就是去創造它！」。

  其邏輯公式是：「未來=想像+創新+執行」。

l過去一世紀全球企業史是由「創新」與「執行」所建構的，

  不管在商學院或各大企業，莫不拚命在「研發創新」與

 「執行效能」兩件事上下功夫。但想像未來比創新與執行更重要。

◎「想像未來」比「創新」與「執行」更重要：

l1975年比爾蓋茲創立微軟時所想像的未來是「個人電腦時代」，

  而全球主流電腦大廠所想像的未來卻是「大型電腦作業系統」。

  比爾蓋茲用他對未來的想像力贏得了這場世紀電腦戰爭。

l成功之後的微軟與Yahoo!對於網路的未來想像不同而有了後來的Yahoo!，

l成功之後的Yahoo!與Google對於世界的未來想像也不同而有今天的Google。

l再會創新、再會執行，一旦想錯反而後果更慘，愈用力，死得愈快，關於想像未真是一念天堂，一念地獄！

◎未來力包含對未來的想像、思考、分析、掌握與實踐:

l培養未來想像的創造力、建構未來挑戰的方法論、蓄積未來世界的思考與

  展現未來理想的實踐。

l回顧過去社會與產業發展做為想像未來的依據，從人性的需要出發去思考

  與發想，未來需怎樣的生活與產業。

l不少企業把管理未來的能力，當成策略的一部分。

 ◎未來力左右產業競爭力：

歷史的時空就如同海洋一般，每一個趨勢都有跡可循，不管未來是否能

被想像與管理，就各種理論與實證觀之，未來力將成為下一波產業界

競爭力的關鍵。

l

【經營方略】永續發展三基線

Triple Bottom Line(TBL) of Sustainable Development

◎「永續發展」之定義：

永續發展是滿足當代需求而不危及後代滿足其需求之能力！

Sustainable Development is the kind of development that meets

the needs of the present without compromising the ability of

 future generations to meet their own needs。

◎「永續發展」之三基線：

◎「永續發展」之經營理念：

【成功關鍵】持續成功三大支柱: IQ、EQ 與 AQ

 

◎持續成功三大支柱: IQ、EQ 與AQ

 

The three pillars of lasting success-IQ,EQ and AQ

uIQ (Intelligence Qu otient,智力商數)：訴諸理性，求真、智者表現。

修練邏輯思考與推理能力、問題解決與創新能力、專業知識技能。

uEQ (Emotional Quotient,情緒商數)：訴諸感性，求美、仁者表現。

修練對人生與工作具熱情、同情心、敏感度與熟諳人際關係技能。

uAQ (Adversity Quotient,逆境商數)：訴諸願性，求善、勇者表現。

     修練對逆境與挫折展現抗壓力，抱持正面積極心態，發揮耐力、毅力與魄力。

【經營方略】財務管理六字訣(BE PAID)

資料來源；2012-4-24 林公孚教授FB

神通電腦董事長苗豐強提示海外公司主管

財務管理六字訣: BE PAID

                   訂貨與出貨（Booking and Billing）

                   費用（Expense）

                   利潤（Profi t）

                   應收帳款（Account Receivable）

                   庫存（Inventory）

                   負債（Debt）