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【經營方略】破除管理工作的五大迷思

 

優質管理者,掌握八卦的行動派 (摘要)

 

管理大師明茲伯格Henry Mintzberg

 

資料來源:天下雜誌第476期-2011.07.作者:吳韻儀

 

    管理大師明茲伯格(Henry Mintzberg破除經理人對管理工作五大迷思,

    教你如何日理萬機,並能使組織效率加倍。不論身處營利或非營利機構

    高階或基層,每個人都與管理有關。瞭解管理實況、落實做好管理,

    組織會更有效率。

 

    迷思一:管理不是領導領導人是做正確的事,因應變化

            管理者是正確地做事,專注細節。

    真相一:管理者就是領導者,不宜分開來看。過去太強調談景的領導角色

            使得組織經常領導過度,管理不足。若只會空談「大局」,

            卻不了解現實狀況、實務操作,這種人如何能領導?

            領導力應該視為「管理得宜」的能力。松下幸之助曾說:「公司的大事

            與小事由我負責,中間不大不小的事,就交給別人來做吧。」

 

    迷思二:我們活在巨變的時代。

    真相二:多數事物一陳不變,只是人們只注意到正在改變的東西。

            即使再生能源技術不斷演進,早上開上路的車子還是四個輪子。

            人類活動的基本面向其實穩定不變。管理的議題也許隨時代演進,

            但管理方式與管理工作沒有改變。

 

    迷思三:經理人是深思熟慮、運籌帷幄、有條不紊的規劃者。

    真相三:管理工作步調緊湊,內容多樣又零碎,工作時間常被打斷。

            優秀管理者都是行動派。經理人都是工作量很大、很忙,

            管理本無明確的內容,要為所屬單位成敗全權負責,日復一日,

            沒有具體里程碑,永遠有當務之急、無法擺脫之重大責任。

            工程師可以說完成一座橋樑設計,律師可以說打贏一場官司,

            但經理人從來沒有那天可停下來說:「我的工作完成了」。

 

    迷思四:管理者依靠綜合資訊,最好有正式的資料協助判斷。

    真相四:不斷保持聯繫就是經理人的「正事」。

            經理人最喜歡非正式交流,尤其電話、會議等當面口頭溝通方式

            再以即時的電子郵件輔助經理人特別喜歡軟性資訊八卦、謠傳、

            臆測是管理者每日資訊的大宗。因為這些資訊最即時,而且今天的

            八卦可能就是明天的事實千金難買早知道。

 

    迷思五:管理主要是上司、下屬的關係。

    真相五:經理人花一半以上時間與自己單位以外的各種人打交道,包括顧客、

            供應商、合作夥伴、官員等利害相關人及組織內沒有上下關係的同事

            經理人就像坐在沙漏的頸部,向四面八方蒐集訊息,再傳給各單位。

            想要成為有效率的經理人卓越的領導人,並不需要過人天賦,只要

            頭腦清楚了解管理真相腳踏實地去落實就好。

 

           《經理人的一天:明茲伯格談管理》(Managing)

                     作者:亨利.明茲伯格(Henry Mintzberg)

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【經營方略】品質構面Quality Dimensions)

 

編輯:洪世澤(PMP,CPMT專案管理專業講師)

詢: shihtse.hung@msa.hinet.net

 

    ◎產品品質八大構面:

            (1)性能(Performance)

            (2)機能(Features)

            (3)信賴性(Reliability)

            (4)合乎規格( Conformance to Specification)

            (5)耐用性(Durability)

            (6)服務性(Serviceability)

            (7)美觀(Aesthetics)

            (8)知覺到的品質(Perceived Quality)

 

    ◎服務品質五大構面:

            (1)可靠性 (Reliability)

            (2)反應性(Responsiveness)

            (3)保證性(Assurance)

           (4)關懷性(Empathy)

           (5)有形性(Tangible)

 

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【經營方略】價值創造

 如何創造價值

 資料來源:2012-3-21 FB 林公孚教授

創造價值係指從生產到銷售過程中,企業為滿足顧客需要
而採取 一系列提升其價值的創新措施。它可從下列三面向來理解:
  1.物理面
   關注產品生產的物理過程。例如:汽車的生產過程由鐵礦石
  加焦碳在高爐冶煉成鐵塊,鐵塊再鍛造加工成汽車零件,
  零件再組裝成一部車,就是一個汽車生產的物理變化過程;
  由礦石、鐵塊、零件等每一生產過程,都在創造價值。
  又如糧食生產的過程諸如:小 麥、麵粉、麵包、蛋糕等
  每一生產/製造過程,都在創造更高附加價值。
 2.工程面
 品生產過程係由許多生產作業流程所組成,需要工業工程師
 計兼具效果與效率的生產作業流程來達成。諸如:工場佈置、
 機器配置、進料流程安排、搬運與儲存等。
 
         3.心理面

      為創造產品的魅力品質,需由對流行充分理解的設計工程師

      設計引人注目,能在市場暢銷的產品。諸如產品功能、外觀、

      包裝、廣告

       上述價值創新三面向很容易在餐飲業看到成功的例證,例如:

     麥當勞麵包加工成漢堡,將洋薯加工成薯條,從物理面創造價值,

     他們設 計半自動化生產作業流程,從工程面創造了價值,他們訓練

     員工提供 親切服務,定期更新店內裝潢,讓顧客有新體驗,不斷

     舉辦促銷活動,從心理面創造了價值。

 

 

 

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【經營方略】事業經營基本功

關鍵機會爭取關鍵勝出

   資料來源:經濟部中小企業處創業‧創新‧育成雙月刊 2011.12 NO.58

           ■文/林志誠 ■圖/編輯室創業‧創新‧育成

   ◎「三顆蘋果」改變了全世界,分別代表慾望、知識與創新。

      第一顆蘋果:亞當與夏娃吃下「慾望」蘋果,開啟人類生命延續新世紀;

      第二顆蘋果:牛頓在蘋果樹下悟出萬有引力奧秘,開啟科學「知識」新頁;

      第三顆蘋果:賈伯斯發明蘋果電腦系列,改變人類生活方式並「創新」科技

                 研發與應用。

    蘋果iPod、iPhone、iPad的出現黑天鵝、霓虹天鵝」事件代表著:

          「重視使用者感受」的時代已經來臨。

 

    ⊙在關鍵機會中戰勝關鍵競爭

              管理學家說:不識大體就沒有格局

       當你的機會優勢環境優勢不再時,你要深化你的基本功。

       基本功:將最簡單的招式練到爐火純青,就變成了絕招!

       企業管理的基本功:「積極行動,績效執行」

       包含:思考力、企劃力、行動力與執行力四大內涵,

                          思考力決定方向,企劃力決定路徑,

                         行動力決定效率,執行力決定品質。

  一、想法要到位─擴大視野 開拓格局 落實理念

      企業執行力障礙來自四大盲點:

      思路不清晰、願景不明確、文化不凝聚、系統不健全。

      想法沒有格局,看法就會有問題,

      誠品書店以文化的高度來建構價值理念與經營格局

      關鍵機會 爭取關鍵勝出

     ●賈斯柏一系列的蘋果商品是人類創新科技的傳奇。

     ●誠品書店將賣場打造得有品味、有創意。

       想法的高度決定策略的深度:

        思路清晰、願景明確、系統健全,文化更會凝聚。

 

二、方法要精準─規劃完整 提升技能 專業精確

     智慧不是你看了什麼,而是你看到了什麼,

     台語諺語說:「看有 coco闖,看無頭殼暈」,

             看得懂你會認真去做,看不懂你會頭昏眼花。

 

     一個人最難被培養的能力是觀點,也就是由看事情的角度     

     進而延伸出處理事情的方法;智慧是對事物的獨到觀點

     進而發展出解決問題的能力想法更要有可落實的方法

     有宏觀的思考力,也要有微觀的問題處理能力

     宜蘭童玩節成功與蘭雨節失敗的因素:

   (1)命名的是否具價值穿透力

   (2)活動內涵是否整合行銷

   (3)目標顧客是否精確

       企劃力是從發想到落實目標的方法與路徑,

       所以規劃要完整、技能要提升、專業要精確

       才不至於空有滿腔熱血。   

   三、行動要積極─激發熱情 成就自己 造就群體

       「If you have the faith, you will have the passion.

                 If you have the passion ,and you will find your faith.

          感受熱情, 深被激勵。

      ⊙行動激勵:管理學中論及激發熱情,達成目標的三個領導力量:

                                        心智重建、發揮教練之帶領功能、設立成功標竿

         核心意義:你認真別人就當真,熱情的行動能成就自己,

                   同時能夠造就群體。

         英國首相邱吉爾代表的保守黨在內閣進行全面改選時大敗,

         其落選感言:對其偉大人物忘恩負義,是偉大民族的標誌。

        在挫折中保持優雅、在失敗中維持熱情。

      ◎不要對成功設目標,要對人生的價值設定目標

        不僅要對企業的營運設目標,更要對企業的社會責任與存在價值

        設定目標,這是心智重建、發揮帶領功能、設立成功標竿的真正

        意義。

    四、執行要落實─專注細節 要求品質 享受成果

                  執行力是能力與態度,意志與決心的綜合展現。

        每個人都有成功的機緣只是有些人當機會來臨時

        不慎重、不在乎、不把握,而讓稍縱即逝的機會溜走。

                不認識它、沒有好好處理它執行力上的兩個缺失

        ⊙技術決定品質,管理決定效率,堅持決定永續,

       執行力是持續要求、持續創新,專注細節、要求品質

                     執行力是每天進步一點點,力求達到至善至美的專業與品質。

       ◎流程改善的五大執行力管理:

       (1心理建設觀念改造做起,

       2落實追根究底的工作態度,

       3設定工作指標,並以數字化呈現 KPI設定,

       4不斷檢討與改善科學化的流程及方法,

       5以嚴格的管理及要求,落實執行力與行動品質

   結語

                    想法要到位、規劃要完整、行動要積極、執行要確實

                    思考力決定方向、企劃力決定路徑、行動力決定效率、

          執行力決定品質;

          激發潛能、感動人生,自己先投入,熱力才會活起來!

                   面對重組後的關鍵機會,什麼是你的關鍵競爭與關鍵勝出

          的基本功?

 

    ●宜蘭童玩節營造的歡樂氛圍是當地重要的夏日盛會。

      創業‧創新‧育成 雙月刊 2011.12 NO.58

 

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【領導技能】激勵要訣

 

   人際關係技能(Interpersonal Skill):

激勵(Motivation)

激勵士氣以達成目標之三項要訣:

重建心智模式

發揮教練功能

設立成功標竿

 

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【簡報技巧】成功簡報技巧

賈伯斯、庫克4原則,學會蘋果「極簡簡報術」

資料來源: 2012-03天下雜誌 Web only 作者:吳凱琳

   

      2012/3/7 The Nw iPad發表會簡報大部分沿襲賈伯斯的做法,

提姆‧庫克(Tim Cook)也展現自己的特色。除大量運用照片外,

      《富比士》總結歸納出4點成功簡報技巧:

 

     1.遵守10─40原則:

     前10簡報總字數不超過40個字

     簡報一開始盡量用影像或圖片說故事,吸引台下觀眾注意

     細部資訊或事實留待稍後再詳加解釋。

      2.掌握關鍵數字3

        人腦一次僅能處理3~5個重點。

        範例1:後PC時代來臨源自於蘋果推出3大產品

                 iPodiPhoneiPad」。

        範例2:iPad 5點特性Retina顯示器、iSight攝影機、

                高畫質錄影、語音輸入、4G網路連線」。

                發表會蘋果寄給全球消費者email只列出3個重點

                 Retina顯示器、5百萬像素的攝影機、4G網路連線。

       3.創造吸引人的主題標題

         每次新產品發表會均會提出一句標題,為新產品定位,

         凸顯產品的重要性。

         範例1:2007年蘋果推出iPhone標題:「今天蘋果重新發明了手機。」  

         範例2: 2012產品發表會標題:「新iPad是後PC時代終極行動裝置。」

 

       4.最後要讓觀眾有所期待:

        範例1:賈伯斯簡報最後一頁通常只有3個英文字:

              One more thing……

        範例2: 2012產品發表會最後提姆‧庫克感性說話:

              「能與這世上最有創意的夥伴一起工作是此生最大榮幸

                只有蘋果能以如此美麗、完全整合方便使用的方式,

                推出創新產品。未來一年你們將會看到更多這樣的

                創新產品,一切才要開始。」

 

 

 

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【經營方略】原創產品整合系統創新

 造物是神聖的基礎

《史帝夫.賈伯斯vs.比爾.蓋茲》 

資料來源:2012-03天下雜誌出版 作者:李仁芳

    ◎原創產品整合系統創新: 硬體+軟體+內容+服創新。

    ◎作業代工營運模式元件/製程流程/交貨創新、組織/管理創新

      賈伯斯vs.蓋茲;同為1955 出生。

     藉由分析經營能力新產品開發能力12經營者必備能力

    將兩人的經營作風決策邏輯作最精闢的分析!

    ◎「造物是神聖的基礎」

      當年日本豐田汽車「賭上會社命運」凌志 LS400開發計畫

           中級設計工程師章一郎有感而發之佳句。

      當年豐田開發Lexus全球髙級車盟主金屬機械工藝世界級達人

      日耳曼最富裕雙B品牌Merceds S3BMW7為假想敵。歷經艱辛,

      與重大投資的凌志在北美上巿獲得極大成功。

           ◆對日本啟示;日本不是一個包容智慧型失敗intelligent failure)

       向前失敗failing forward)對創業風險寛容的社會。

 

       台灣85度C:連鎖體系多次創業屢敗屢戰終於成功的案例

       台灣比日本(雖不及美國)較能容忍創業失敗風險中小企業冒風險

        創業精神極其可觀。

          對台灣啓發:對「原創造物」的氣魄還得大幅提昇。

          台灣並不缺創新能量。但創新心血大體灌注在流(製)程創新

       元件創新上產品硬體系統與軟體系統的創新能量則較弱乏。

       目前台灣在汽車、手機、筆電只有少數品牌企業能做好相當水準的

       系統整合及產品創新,並在歐、美、日、大陸巿場經營出一番局面

       但大體上仍仰頼元件創新、製程(production process)創新與

       交貨(delivery process)創新作業代工營運模式為主。

       尤其台灣的資通訊產業近年來的作業代工營運模式,已逐漸走到

       茅山道士(毛利三到四%)的境地。如果再沒有原創性產品整合

       系統(包含硬體+軟體+內容+服務創新加持,台灣資通訊產業

       眼看前途堪憂。台灣有前瞻眼光的企業執行長,已經有人開始

       體悟今後將進入「英雄產品」(Hero Products的年代。

       儘管有元件創新、有製程/流程創新,甚至也有六個西格瑪

       組織/管理創新通路、廣告等創新,但若無原創產品整合系統

       的創新,一切都將白搭。顧客終究會問出這個問題:

       「到底你的牛肉在那裡?」

            深刻特性:真誠信仰「造物是神聖的基礎」之真正經營者。

            徹底經營論者;打從心裡熱愛自己的產品,與最傑出同仁擦出

        創新火花熱衷工作承擔技術風險行銷風險,站在巿場競爭

        火線最前頭,挑起同仁與對手奮戰到底的堅決意志。

      ◎都信仰「造物神聖」、「人才第一」

        賈伯斯從零到一:一開始就追求極高的完成度

        iPodiPhoneiPad都是「震驚世界的偉大產品」。

        擁有將「發明」培育成「產品令人畏懼力量的經營者!

        也是要求產品完成度的完美主義者;

        蓋茲則為抓住時機,寧可犧牲完成度

        觀念是:「最早將產品推出巿塲比製作完美產品,

                  卻比第二家晚推出更好。」

        蓋茲相信:"Just enough is good enough.

        擅長先有一再漸増到一百的改善(Keizen)主義信仰者。

    ◎共同點:都是相信「原創造物才是神聖的基礎」。

           這一點最最值得台灣社會各界及經營者們嚴肅省思。

 

    (本文作者李仁芳 為台灣美學經濟創言人、政治大學科技管理研究所教授)

 

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【經營方略】逆境領導-《抉擇造就卓越》(Great by Choice)

 

管理大師柯林斯:環境愈混亂,愈需要紀律

資料來源;2011-10天下雜誌 483作者:吳怡靜

   ◎逆境領導

         (1)狂熱的紀律

         (2)以經驗為依據的創意

        (3)把建設性的疑懼paranoid化為行動

    ◎成功其實與運氣好壞by chance無關,

      而是出於自發的選擇by choice)。

    ◎應對世界快速變動的方法不是「快速決策」或「快速行動」

    而是維持「明確、有條理、前後一致

    (Specific, Methodical, and Consistent, SMaC)。

     《從A到A+暢銷書作者柯林斯最近警示:

     「我們正在進入一段充滿不確定與動盪的延長期」,

       市場動盪、景氣看衰、前景難料

      「在這樣的世界裡勝出的必要關鍵是什麼?」

        正因為人們無法預料未來,所以愈要做好準備。

 

        大師給企業的第一個叮嚀:當環境愈混亂,愈需要嚴守紀律。

      191110月,整整一百年前,兩支精銳的探險隊伍

   同時向南極出發,展開搶攻南極點的競賽。

       由挪威人亞孟森率領的五人探險隊,在1214日成功抵達

       南緯九十度,成為第一支踏上南極點的人類隊伍。更重要的是他

       們全都活著返回營地,回到家鄉。

       另一支由英國人史考特帶領的探險隊,不但落後了一個多月才抵達

       南極點,更在回程途中遭遇恐怖的暴風雪,五個人全部罹難

       羅斯冰棚。同一時間、同一目標、同樣面對了惡劣的艱困環境

       酷寒、暴風雪、危險的冰河裂隙──結果卻天差地遠。

        為什麼會這樣?

       換成是企業,同樣面對了快速變動、充滿混亂與不確定的經營環境,

       為什麼有的企業就是能夠成功?有的企業只能飲恨落敗勝出的關鍵

       在哪裡?

       2001年寫出企業如何追求成功的暢銷書《從A到A+》。十年後,

       柯林斯鎖定逆境領導的命題,再度以新書Great by Choice》    

       探討:A+企業如何在混亂、不確定的動盪時代,仍然保持成功不墜

              為出答案,他的研究團隊花了九年時間,過濾兩萬多家美國企業,

       找出七家「不論環境再動盪,就是有辦法勝出」的成功企業,取名為

       「十倍勝」公司(10Xers,因其股東報酬率都超過業界十倍以上)。

       另外挑出七家面臨相同處境、表現卻大幅落後的產業對手作為對照組。

       你是亞孟森,還是史考特?

       當年南極對決,亞孟森因做足準備,冷靜、有效率,最後成功達陣。

       相反地,史考特不但準備不周,接連誤判形勢,還把失敗歸咎於惡劣

       天氣和其它不幸,「運氣沒有在我們這邊,」他在遺言中吐露。

       然而,柯林斯認為,同樣面對險惡逆境,亞孟森證明:成功其實與運氣

       好壞(by chance)無關,而是出於自發的選擇(by choice)。

       他所展現的領導特質,研究團隊發現,正好就是這些「十倍勝」公司

       強渡動盪激流還能勝出的關鍵

    一、    狂熱的紀律:

       環境愈混亂,愈需要嚴守紀律

       穿越南極大陸時,亞孟森訂下了嚴格的每日行軍進度,而且不貪心、

       不偷懶,絕不因為天氣好就多走一點,天氣惡劣就少走或不走。

       柯林斯把此種紀律稱為「二十英里行軍」法則(the 20 miles march)。

       成功企業也許無法掌握許多外在因素金融市場、顧客、地震、

       全球競爭、科技演變,但紀律可讓你在不確定與混亂中找到專注的

       焦點,一路前進不迷失

   二、    以經驗為依據的創意:

       亞孟森的所有決策都以經驗為依據。為學習極地生活他跑去與

       愛斯基摩人同住,熟悉雪橇和極地犬的用法,而且詳讀他人寫過

       的資料學習如何設立補給站。利用這些經驗一步步 探索,讓他

       獲得了成功。面對不確定最怕急就章。你應該從測試做起

       柯林斯說: 「先射子彈,再射大砲!」

       很多人以為,iPod突破性熱門產品,都是某些天才憑空想出來

   的創意。事實上,其誕生都歷經反覆測試:先射些子彈看看是

   否命中目標,建立準確度後再大膽下注(射大砲)。

    三、    建設性的疑懼:

  亞孟森因為害怕缺糧,準備了三倍的食物;而史考特以為帶的

  份量剛好,結果不夠。史考特只在每個補給站上方插一支紅旗子,

  但不好辨識,日後產生許多困擾;而亞孟森則在補給站兩邊,各插

  十支黑旗竿子,想錯過也難。

把疑懼化為行動

       柯林斯提醒領導者要永遠為自己無法預料的狀況,做好準備

       一定要問:「萬一...的話,怎麼辦?」而且,想辦法把疑懼

       (paranoid)化為行動。

        企業也是這樣,不論景氣好壞,嚴守紀律都有助於專一。

        西南航空的創辦人凱勒赫,隨時都在為下一次的衰退,預做準備;

        微軟的蓋茲則深知如何「把害怕轉為行動:維持樸素工作空間、

        雇用更好人才、儲備大量現金,且不斷開發下個版本軟體,

        保持領先。」

        柯林斯從研究中歸結,面對不景氣、混亂多變的世界,最成功的

        領導人不會大膽冒險,也不會大搞創新或大幅變動

        相反地,他們會比別人更加嚴守紀律注重經驗而非直覺、偏好

        持續改善升級,而非爆發性突破

        創新固然重要,但更需重視的是如何有步驟創新(Scale Innovation),

        先慢後快,逐步精進改變,找出有潛力的發展方向迅速投入。

        應對世界快速變動的方法,不是「快速決策」或「快速行動」

        而是維持「明確、有條理、前後一致(Specific, Methodical  and

                Consistent, SMaC)。

       在眼前的衰退陰霾下,柯林斯從「十倍勝」企業與領導人身上所看到的

       致勝關鍵,為準備迎接景氣寒冬的企業,提供了最有用啟示與參考。

       (Scale Innovation

                (Incremental Innovation vs. Radical Innovation)

 

 

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【經營方略】值創新典範--- 85℃新商業模式

            85℃憑什麼打敗星巴克

資料來源:2012/3/9 Kevin Chen Email (摘記)

 

2010年新成立於臺灣的85℃咖啡連鎖店崛起,讓有40年歷史的全球知名咖啡連鎖店星巴克在臺灣、馬來西亞與中國大陸上海等地遭遇到強勁對手。85℃咖啡連鎖店在此三地的平均開店速度遠超過星巴克,而且每家門店都有相當好的盈利,在臺灣85℃全年的營收超越已擁有200多家門店的星巴克。在馬來西亞的營收也與星巴克不相上下。咖啡連鎖店85℃能夠與領導品牌的星巴克抗衡,主要的憑藉便是系統化的價值創新,其具體做法概述如下:

 

    (1)85每到一個城市開店都就近星巴克所在位置,如此便可不必再刻意宣傳尋找愛好喝咖啡的目標顧客群。顧客通常會有興緻進入一家新開的咖啡店觀查看看。

 (   (2)85使用咖啡豆產品原料、輔料及淨水設備等盡量比照星巴克,所製出啡口味基本上與星巴克的味道相近。

  (3)85每杯咖啡售出只約星巴克的三分之一價格,以低價策略強力招徠顧客購買意願。

      (4)85特別推出由擁有榮譽獎項的傑出廚師所製作的各式精美麵包、糕點等配套產品,以平價供應引發大多數顧客品嘗的買氣,成為獲利主要來源。

    實際上85真正的營收與利潤來自麵包與糕點,而非在咖啡上賺錢。85巧妙地運用差異化策略,把咖啡打包好讓顧客可以把咖啡拿出店外悠閒地走著喝,店內只設置少數座位,節省大筆場地租賃費、桌椅裝修費及服務員工薪資開銷。

    85℃已陸續在全世界各地佈局咖啡配合麵包糕點銷售的計劃,高品質、低價格咖啡產品與服務為客戶創造利益, 並以創新麵包糕點配合銷售,擴大新市場需求而獲得利潤,就是一種新商業模式的優越價值創新

 


 

 

 

 

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 【經營典範】主管成功的訣竅

實力:成功主管的8Know-How

Know-HowThe 8 skills that separate people who perform

 from those who don’t

 

資料來源:管理學者、暢銷商業書作家夏藍

定位與再定位:不斷找到符合顧客需求又能賺錢定位掌握外在改變:在複雜而多變的環境中主動出擊領導社會體系:創造有效率營運與決策流程知人善任:透徹了解人性,將對的人放在對的位置建立團隊:聚合優秀菁英,發揮加倍能力設定目標:設定讓企業成長的可行目標設定優先次序:畫出達到目標的路線圖處理社會壓力:妥善因應市場以外的力量   

 

 

 

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【會議技巧】成功主持會議技巧 

10個開會狀況題,一次搞定

 

資料來源;2010-05  Cheers雜誌116  作者:洪懿妍

  

    開會是組織中最基本必要的活動,但多數會議不會照程序,

    總有許多突發的狀況發生。會議主持人如何從容解決會議上

    各種常見的棘手問題?專家建議因應之道:

 

    狀況1開會時間已到,仍有人姍姍來遲,一伙人只能枯坐

          會議室等待,會議主持人該怎麼辦?

    因應1:可祭出一些無傷大雅又能發揮作用的方法。例如規定

          遲到者須當眾唱一首歌,會後請大家吃點心等。

          準時開會讓大家知道會議主持人是認真的,不要為

          遲到者複述一遍。

    狀況2規定發言時間已過,而報告者仍滔滔不絕時,

           會議主持人該怎麼辦?

    因應2:堅定但有禮地打斷他,詢問其他人對其報告有無疑問。

          對於言不及義者也可這麼做,其他與會者都會感謝。

          在每場會議上安排獨立計時人員,可與會議記錄者是

          同一人,並請其在報告時間結束前5分鐘就發出提醒

    狀況3有人會習慣性地在會議上批評他人的報告或構想,

          會議主持人該怎麼辦?

    因應3:將負面批評轉變成正面回饋,「你覺得此構想不好,

         你有無更好想法?」或「既然這麼做不好,那你會

         怎麼做?」

         規定每個人在提出批評前須先講出對方構想或報告優點。

        只有批評卻沒有建設性方案會令人感到挫敗,不要讓

        與會者及自己陷入此種困局。但避免公開指責此種行為

        以免影響士氣。可私下與此人溝通,首先感謝他對團隊

        做出的貢獻,再讓他知道其行為對其他人所造成的影響。

    狀況4:有人常在會議上打斷別人的話,會議主持人該怎麼辦? 

    因應4:告訴他:「是否等我們聽完某報告後,再詢問你的意見?

         等他講完就可回答你的問題。」但若是針對報告內容作出

         事實糾正,插話是可被接受的行為。

    狀況5會議進行到一半,與會者起爭執,雙方僵持不下,

         會議主持人該怎麼辦?

    因應5可勸說:「顯然此問題有正反兩方意見,我們馬上來

         想個折衷方案,其他人有何建議?」會議主持人要當機

         立斷,馬上改變針鋒相對氛圍。可鼓勵創意彼此激盪,

         但絕不能容許人身攻擊。

   狀況6某人在會議中不停與鄰座聊天會議主持人該怎麼辦?

   因應6將此人注意力轉回目前討論議題上,一個直接問題

          可讓其主動豎耳聆聽:「你對建議有何想法?」

    狀況7與會者討論內容明顯離題時,會議主持人該怎麼辦?

    因應7會議開始先瀏覽整個議程,帶出會議目標, 為整場

           會議方向定調。在進入某項議題時順便提醒下位

           報告者是誰,儘可能讓會議焦點放在既定議程上。

           在每個議題結束時做個簡短總結,有助會議聚焦。

           一旦有人將議題岔開,會議主持人要立刻將會議

           導入正軌,「你的看法很有意思,不過我們須

           解決此問題──某項替代方案。」

           若與會者提起某議題有進一步討論必要,請議事

           記錄者記下來供後續處理,並聲明:「此論點很好,

           但與本議題無直接關聯,我們可另外再安排一個

           會議討論。」

       狀況8本場會議已經開了80分鐘,與會者開始眼神渙散,

              心不在焉,會議主持人該怎麼辦?

       因應8宣布中場休息10分鐘或會議暫告一段落,本週另找

              時間再議。會議主持人隨時觀察與會者肢體語言,

              適時提高會議趣味性。若會議中有很多無趣的細節

              要討論,最好穿插一些小故事或在每個議題一開始,

              先秀幾張與主題相關連環漫畫或引述有趣名人語錄。

              一場會議最長不超過兩小時,50分鐘宜休息一次。

       狀況9整場會議始終保持沉默者,會議主持人該怎麼辦?

       因應9直接請問其意見。有些人因為緊張或敵意而保持

              沉默,你可主動讓其有說話機會。創造一個免於

              批評、指責情境。若人們覺得提出意見會引來

              負面反應,就會選擇噤聲。儘可能讓最資深者

              最後一個發言。一旦資深者針對某主題發表意見,

              資淺者可能就不敢再多說。

        狀況10會議終於開完,與會者起身就離開,一副事不

                關己樣子,會議主持人該怎麼辦?

        因應1 0將會議紀錄寄給每位與會者,清楚記載會議裡

                達成的各項結論及後續行動方案。此份會議紀錄

                要涵蓋各項行動方案內容負責人(或小組)及

                各方案達成時間,提醒每個人負起其責任。

 

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【經營方略】管理上司的七大心法

資料來源  作者:吳怡靜 

天下雜誌 4522010-07摘要

    有效管理上司,必須鍛鍊「向上管理」(managing up)、

   「向上領導」(leading up)的能力。

    專家提供管理上司七大心法:

    1.了解你的上司:

      找出上司需要什麼?擅長什麼?限制及弱點在那裡?

      有哪些目標與壓力?喜歡什麼工作方式、習慣?

      怎麼獲取資訊?如何化解衝突?

           2.了解彼此的期望:

       上司希望通報哪類問題?提供哪種資訊?達成哪些目標?

       何時達成?讓上司接受你所期望中最重要的部份。

         3.找出彼此相容的工作方式:

       找到雙方都合拍的共事方式,更高效地完成工作。

    4.中階主管必須「向上領導」:

      中階主管站在上司的角度思考問題,為公司的整體利益

      而主動採取必要行動,就是向上領導。經理人用CEO的

      角度關照大局,不為一己之私去做能為組織帶來利益的事。

       5.說到做到,建立你的信用:

  辦事牢靠,使命必達,讓同事與上司都信任你,就會對其

  產生正面影響力。

     6.主動爭取做事的機會:

  主動爭取去做對公司有助益的議題,展現替上司思考、行動的

  能力,並貫徹執行。

       7.別去管理難搞的上司

     不要試圖去領導那種一看到部屬採取主動就會倍感威脅的上司。

    ◎管理上司的實戰10招       (1)盡量讓上司看見你。

      (2)每天都要跟上司交談。

      (3)不時抽空到上司辦公室晃晃。

      (4)找機會幫老闆分憂解勞。

      (5)提出問題時,也要建議幾個可行的解決方法。

      (6)全盤托出實情,也絕不要隱瞞。

      (7)不要一味發牢騷。

      (8)自告奮勇,接受新挑戰。

      (9)表現出你對上司的欣賞。

     (10)共享榮耀,而非責難。

 

 

 

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 【標竿企業】成為典範必經的鍛鍊

2011-10天下雜誌 482作者:編輯部

    初秋的陽明山,第一道南下的冷鋒捲飛了綿綿細雨。

    比山下低五度的夜裡,圍著餐桌的賓主雖然炒熱了氣氛,

    但主人(台灣最大軟體公司董事長)手機裡接到的訊息,

    卻帶來寒意。「這波會比○八年金融海嘯更嚴重,」

    他從剛講完電話的房間走出來說。眼角的皺紋,在柔和燈光下

    看來更深、更黑。

 

    週末,國際媒體傳來類似的焦慮。「全球經濟即將走入危險期,」

    最新一期《經濟學人》指出。「中國硬著陸風險提高,」週五的

   《華爾街日報》警告。歐債是這波被喊為「二次衰退」危機的起火點。

    儘管上週四德國國會通過救希臘方案,但大家擔心的是「即使債務危機

    解除,歐元區未來幾個月成長率可能由正轉負。」對世界、甚至台灣

   「最壞狀況」的影響有哪些?《天下》做了即時整理、分析。

    事實上,早從七月《天下》副總編輯賀桂芬、金融記者丁筱晶就兵分兩路,

    進入德國、希臘跨國採訪。眼見希臘國債危機惡化,讓人不禁好奇,

    到底這個西方文明的起源地,是怎麼敗光了自己的創意、元氣?

    眼見德國國會不顧人民反對,以五百多票對八十五票的優勢,通過救歐元

    提案的抉擇。也不禁好奇,這個遲至一八七一年,才統合成為一個國家的

    「野蠻」民族,又是怎麼走過每一次幾近毀滅的國家命運?

 

     ◎績效、風範、價值之爭

    兩個國家,到底在什麼樣的關鍵點上,做對、做錯了哪些抉擇?

    賀桂芬、丁筱晶在德國鄉村、希臘小島間找到答案。企業也在過去一年中

    做了不少關鍵的抉擇所展現出來的績效、風範、價值,在《天下雜誌》

    每一年的「標竿企業調查」中,看得最清楚。

    今年《天下》標竿企業調查,也出現了調查十七年來,首次出現的新狀況。

    金控業標竿龍頭富邦金控,因運動彩券風波,董事長蔡明忠親筆來函,辭讓

    擔任「標竿龍頭」。

    前景不確定的冷鋒中,領航者不論是否具真知卓見, 誠實「面對、接受、

    處理、放下」眼前困境的帶領,是留下典範必經的鍛鍊。

    「當你做了以後,發現失敗了,那就坦然地承認失敗,馬上糾正就好。

   到目前為止,我都是這樣做過來的,」優衣庫(Uniqlo)總裁柳井正,

   在《成功一日可以丟棄》書中寫到。

   培養敢擔當、價值理念相同的員工,已經成為標竿企業大老闆們最關心的

   課題。

 

 

 

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【組織行為】團隊分工效能極大化

 

資料來源:Manager today 2013-5-5   Meredith Belbin

        聚集9種角色,團隊分工效能極大化

 

團隊分工效能極大化:

角色與責任

Role &Responsibility

職能導向

1

創新者

Plant

謀略導向

2

專家

Specialist

3

監查者

Monitor Evaluator

4

完成者

Completer/Finisher

行動導向

 

5

執行者

Implementer

6

形塑者

Shaper

7

協調者

Coordinator

人際導向

 

8

團隊工作者

Teamworker

9

資源調查者

Resource Investigator

 

 

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【經營方略】原創產品整合系統創新

《史帝夫.賈伯斯vs.比爾.蓋茲》

造物是神聖的基礎

資料來源:2012-03天下雜誌出版 作者:李仁芳

 

◎原創產品整合系統創新: 硬體+軟體+內容+服創新。

作業代工營運模式元件/製程流程/交貨創新、

                    組織/管理創新

賈伯斯vs.蓋茲;同是1955出生

藉由分析經營能力新產品開發能力12經營者必備能力

將兩人的經營作風決策邏輯作最精闢的分析!

 

◎「造物是神聖的基礎」

當年日本豐田汽車「賭上會社命運」凌志 LS400開發計畫

中級設計工程師章一郎有感而發之佳句。

當年豐田開發Lexus全球髙級車盟主金屬機械工藝世界級達人日耳曼最富裕雙B品牌Merceds S3BMW7為假想敵。歷經艱辛,與重大投資的凌志在北美上巿獲得極大成功。

◆對日本啟示;日本不是一個包容智慧型失敗intelligent failure)向前失敗failing forward)對創業風險寛容的社會。

台灣85度C:連鎖體系多次創業屢敗屢戰終於成功的案例

台灣比日本(雖不及美國)較能容忍創業失敗風險中小企業冒風險創業精神極其可觀。

對台灣啓發:對「原創造物」的氣魄還得大幅提昇。

台灣並不缺創新能量。但創新心血大體灌注在流(製)程創新元件創新上產品硬體系統與軟體系統的創新能量則較弱乏。

目前台灣在汽車、手機、筆電只有少數品牌企業,能做好相當水準的系統整合及產品創新,並在歐、美、日、大陸巿場經營出一番局面。但大體上仍仰頼元件創新、製程(production process)創新與交貨(delivery process)創新作業代工營運模式為主。

尤其台灣的資通訊產業近年來的作業代工營運模式,已逐漸走到茅山道士(毛利三到四%)的境地。如果再沒有原創性產品整合系統(包含硬體+軟體+內容+服務)的創新加持,台灣資通訊產業眼看前途堪憂。台灣有前瞻眼光的企業執行長,已經有人開始體悟今後將進入「英雄產品」(Hero Products的年代。儘管有元件創新、有製程/流程創新,甚至也有六個西格瑪組織/管理創新,和通路、廣告等創新,但若無原創產品整合系統的創新,一切都將白搭。顧客終究會問出這個問題:「到底你的牛肉在那裡?」

深刻特性:真誠信仰「造物是神聖的基礎」之真正經營者。

徹底經營論者;

打從心裡熱愛自己的產品,與最傑出同仁擦出創新火花熱衷工作承擔技術風險行銷風險,站在巿場競爭火線最前頭,挑起同仁與對手奮戰到底的堅決意志。

◎ 都信仰「造物神聖」、「人才第一」

賈伯斯從零到一:一開始就追求極高的完成度iPodiPhoneiPad都是「震驚世界的偉大產品」。擁有將「發明」培育成「產品令人畏懼力量的經營者!也是要求產品完成度的完美主義者;

蓋茲則為抓住時機,寧可犧牲完成度。觀念是:「最早將產品推出巿塲比製作完美產品,卻比第二家晚推出更好。」蓋茲相信:"Just enough is good enough."擅長先有一再漸増到一百的改善(Keizen)主義信仰者。

共同點:都是相信「原創造物才是神聖的基礎」。

這一點最最值得台灣社會各界及經營者們嚴肅省思。

(本文作者為台灣美學經濟創言人、政治大學科技管理研究所教授)

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