《杜拉克超強學習法》
杜拉克式時間管理法:三步驟效率工作
中野明,天下雜誌2011-10出版
十九世紀英國畫家兼作家飛利浦‧吉伯特‧哈曼(Philip Gilbert Hamerton)說:「半途而廢的學習是浪費時間之大敵」。
根據學習主題三個標準「價值觀」、「優勢」、「機會」制定學習主題,並具體定出完成期限與預期目標,為不浪費學習時間做整地作業。
為確保學習時間,必須擬定具體工作計劃。杜拉克的著作《杜拉克談高效能的5個習慣》此書原標題《The Effective Executive》,是「提出結果的負責人。對組織任何成果負有責任的人都是決策者(executive)。決策者必須對成果負責,該書即敘述負責人為獲得高成果應具備的方法與習慣。
時間對每個人來說都是平等的。社會差異再大,仍沒有人一天的時間能超過二十四小時,時間無法保存或轉移給他人。時間有限且無法改變是人人皆平等的資源。因此,該如何有效地管理並活用,是每個人的最大課題。能順利掌握此問題的人,相信更能享受人生。「時間就是金錢」,甚至應該是「時間超越金錢」才對。
杜拉克將時間管理基本,彙整為三個簡明步驟:
①記錄並分析時間
②管理時間
③整合時間
「記錄‧分析→管理→整合」三步驟須置於一般的工作中予以檢証。
記錄時間的成效
「透明化」是豐田汽車的生產管理手法之一,能一眼看出製造工程與進度之異常或正常與否。豐田即時生產系統意指後段作業向前段作業提出索取必要零件的「申請書」,前段作業僅生產受委託製造的必要零件,如此一來可壓縮庫存與半成品,「透明化」讓後段作業看得見所需之物的方法。記錄不知用到哪裡的時間,就是讓自己使用時間的方法透明化的手段。
當意識到要記錄自己運用時間的方法後,想儘量有效活用時間的心情也會隨之變強
當運用的時間透明化後,即能凸顯原先的錯誤。
將自己運用時間的方法透明化,亦可知道自己獨特的習慣。習慣有好有壞,好習慣當然要維持、壞習慣就得改善。能理解什麼是該強化的重點或改善的重點。
與過去的記錄作比較後,更能把握住時間使用方法的變化。當覺得自己「最近成效不彰」時,正是實踐記錄時間的好機會。在關鍵時刻正好有雜務插入,或下午三點半以後績效確實不佳,或一次做很多件事情等,都是需要改善的重點。
把握黃金時刻與劣勢時刻
記錄時間一段期間後,檢討使用時間的習慣,即分析時間。發現自己較具生產力與較無生產力的時段。不可浪費高生產力的寶貴時段。
總之,從自己使用時間的習慣獲悉高效率工作時段,即關鍵時刻或黃金時刻。在此時間帶絕不安排雜務,專心於重要工作。雜務及與人會面就安排在劣勢時刻,
藉由時間用法的透明化,將自己的黃金時刻與劣勢時刻整理出來後,再擬定與之配合的工作進度表。在黃金時段排進重要工作,斷絕雜務,僅執行這一點,工作效率將大為不同。
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